ถามว่า Google Apps คืออะไร พูดง่าย ๆ คือ Microsoft Office + Microsoft Outlook+ Microsoft exchange บนเว็บ แต่ไม่มี Power Point (คาดว่าเร็ว ๆนี้น่าจะมี) ไมโครซอฟท์ ออฟฟิศทำงานบน Desktop คือตั้งนำซอฟต์แวร์มาติดตั้งที่เครื่อง แต่เชื่อว่าในอนาคตไมโครซอฟท์ต้องผลักออฟฟิศขึ้นสู่ออนไลน์อย่างแน่นอน
google apps ถูกดันออกมาเพื่อชนกับ Microsoft office บางสื่อถึงกับออกมากล่าวว่า เป็น office killer หมายถึงว่า เจ้า apps นี่จะเป็นหัวหมู่ทะลวงฟันฆ่าไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ซึ่งเป็นผลิตภัณฑ์ทำเงินของบิลเกต แต่ อิริค ชมิธด์ CEO ของ google แบ่งรับแบ่งสู้ ไม่ใช่ตัวฆ่าโดยตรง
จากการวิเคราะห์ของผมส่วนตัวพบว่าบริษัท Google เข้าใจถึงธรรมชาติบริษัทเล็ก ๆ น้อยๆ เพราะตัวเองก็เคยกระจ้อยร่อยมาก่อน เพราะบริษัทของตัวเองเกิดจากหอพักคงไม่มีเงินซื้อซอฟต์แวร์แพง ๆ ได้ที่วิเคราะห์อย่างนี้เพราะหลายผลิตภัณฑ์ของ google ให้ใช้กันฟรี ๆ และถูก เช่น google desktop สำหรับค้นหาข้อมูลในเครื่อง , google adwords การโฆษณาบน เว็บไซค์ google ทั่วโลก มีเงิน 300 บาท ก็โฆษณาผ่าน google ได้ , ถ้าหากทำเว็บไซค์แล้วไม่ต้องกังวลจะหาโฆษณามาลงเว็บก็มีเจ้า google adsense ให้
มาดูเจ้า google apps กันครับ เป็นการเปิดมิติใหม่ให้กับบริษัทเล็ก ๆ น้อย ๆ ในโลกนี้ทำงานโดยใส่จิตวิญญาณแบบบริษัทยักษ์ใหญ่ระดับโลกแบบบริษัทจัดอันดับ Fortune 500 กันเลยเพื่อทำงานการทำงานของพนักงานมีการแบ่งปันข้อมูล,ทำงานร่วมกัน, ไม่ว่าจะอยู่มุมใดของโลก ภายในโดเมนเนมเดียวกัน
ถ้าท่านใดได้อ่านหนังสือ The world is flat คงเห็นภาพว่าการทำงานบนโลกนี้อยู่บนจอที่แบนกันหมดแล้ว
เจาะลึก Google apps
เครื่องมือของ google app แบ่งเป็น 3 ส่วนได้แก่ Communication and Connect ประกอบด้วย Gmail เป็นอีเมลของ google ให้พื้นที่ 2 กิ๊กกะไบต์สามารถเพิ่มผู้ใช้ในเครือข่ายภายใต้โดเมนเนมเดียวกันถึง 50 คน , google talk ซอฟต์แวร์สำหรับพูดสื่อสารและ แชต , google calendar (ปฏิทิน) Collaborate and publish ประกอบด้วย start page ผู้ใช้สามารถรวมทุกอย่างไว้ที่หน้าแรก , Doc & Spreadsheets เวิร์ดและ เอ็กเซล , Page Creator สำหรับทำเว็บ Manage and control panel เป็นส่วนของผู้ดูแลระบบในการเพิ่มหรือลบผู้ใช้อีเมล
ประเด็นที่สำคัญที่สุดและน่าใช้มากก็คือการใช้ Gmail ภายใต้โดเนมเนมของเราเอง บริษัท Thaiventure.com เป็นบริษัทเล็ก ๆ สามารถนำมาประยุกต์ใช้โดยตั้งแผนกต่าง ๆ ในการติดต่อกับลูกค้าผ่านทางอีเมล์ได้เป็นอย่างดีครับ แต่เราไปดูบริษัทระดับประเทศแบบธรรมนิติกันดีกว่าครับ ว่าเขาประยุกต์ใช้ Google apps กับธุรกิจมูลค่าหลายร้อยล้านอย่างไร
วิเคราะห์ความแตกต่างของ google apps
- ราคา :
google apps ฟรี แต่ถ้าเกิน 50 คนเสียเงิน : Microsoft มีค่าใช้จ่าย - Web กับ Desktop :
google apps ทำงานผ่านเว็บ : Microsoft ต้องติดตั้งซอฟต์แวร - ความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ :
google apps ใช้ง่ายคุณสมบัติน้อยกว่า : Microsoft คุณสมบัติเยอะกว่า - ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล :
google apps ต้องรอการพิสูจน์ : Microsoft น่าเชื่อถือกว่า - ฐานลูกค้า :
google apps ส่วนใหญ่เป็น SME แต่ก็มีบริษัทใหญ่บ้าง : Microsoft ต้องเป็นบริษัทค่อนข้างกลางถึงใหญ่ (ดูจากรายได้ของบริษัท) - Ad โฆษณา :
ในกรณีใช้ ระบบ mail ของ google จะมี ad โฆษณา จาก google adwords มารบกวนบ้าง แต่ถ้าใช้ Google Apps Primier Edition สามารถยกเลิกได้ : Microsoft ไม่มีโฆษณาเลย
ข้อสังเกตก่อนเริ่มใช้ Google apps
- ถ้าหากมีโดเมนเนมแล้วของตนเอง ให้เข้าไปแก้ไขระบบเพื่อตั้งเป็น gmail เอง
- การเข้าไปตั้งค่าในโดเมนเนมตั้งอาศัยผู้เชี่ยวชาญ
- เมื่อแก้ไขเสร็จระยะเวลาสัก 1 วัน
- แต่ถ้ายังไม่มีโดเมเนมสามารถจดทะเบียนได้ผ่านหน้าเว็บไซค์
google.com/a - ทุกอย่างฟรีหมด เว้นแต่จะใช้ Google Apps Primier Edition
Case Study 1
บริษัทธรรมนิติ จำกัด(มหาชน) และ สำนักงานกฎหมายธรรมนิติ
ย้อนหลังไป เกือบ 4 ปี ผมรู้จักคุณพิชัย พืชมงคล ในฐานะ นักกฎหมายและนักกอล์ฟ โดย คุณพิชัยไปเรียนกอล์ฟกับ อดีตอธิบดีศาลอาญา ท่าน มานิตย์ จิตต์จันทร์กลับ ช่วงนั้นเพิ่งเล่นกอล์ฟใหม่ ๆ หลังจากนั้นผมกับคุณพิชัยก็เล่นกอล์ฟด้วยกันหลายครั้ง
จุดหนึ่งที่น่าสนใจในตัวคุณพิชัย เอง มีความสนใจในหลายด้าน ทั้งประวัติศาสตร์ , การเมือง , การปกครอง, วรรณคดี โดยรู้อย่างลึกซึ้ง อีกเรื่องหนึ่งที่เก่งมากอีกเรื่องก็คือ เรื่องการบริหารจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศหรือ IT เน้นเป็นพิเศษ เรื่อง ของ Open Source สำหรับ แฟน ๆ PC World คงไม่ต้องอธิบายมากครับว่าคืออะไร
คุณพิชัยเป็นผู้บริหารสูงสุดของสำนักกฎหมายธรรมนิติ ให้สัมภาษณ์กับผมอย่างนี้ครับ
สำหรับธรรมนิติเป็นองค์กรเอกชน ทุกวันนี้เป็นยุคฐานความรู้ KM พนักงานทุกคนของธรรมนิติ ต้องใช้คอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตเป็น เป็นข้อบังคับคุณสมบัติที่จะต้องมีนอกเหนือจากวิชาชีพแล้ว
ธรรมนิติมีสามกลุ่มใหญ่ บริษัทธรรมนิติ มหาชน เป็นบริษัทแม่ , สำนักงานกฎหมายธรรมนิติรับผิดชอบด้านกฎหมาย มีพนักงานประมาณ 100 คน , สอบบัญชีธรรมนิติ มีพนักงาน 150 คน , ด้านทำหนังสือและสัมมนา ประมาณ 70 คน รวมทั้งเครือประมาณเกือบ 400 คน ธุรกิจหลักเป็นวิชาชีพ กฎหมายภาษีอากรและทำหนังสือ
คุณพิชัยเริ่มงานกับธรรมนิติมา ปี 2525 ตอนนั้นยังใช้แบบพื้น ๆ แบ่งเบาด้านงานพิมพ์เอกสาร word, excel เป็นหลัก เขาเป็นบุคคลที่ปรับเปลี่ยนองค์กรให้เข้าสู่ยุคสำนักกฎหมายไฮเทคที่สุดแห่งหนึ่งในโลกของอินเทอร์เน็ตเนื่องจากใช้ Google Apps เป็นที่แรก ๆ ของโลกและใช้อย่างเต็มรูปแบบ
ซึ่งมีวิสัยทัศน์ว่า “ธุรกิจด้านวิชาชีพเป็นอาชีพที่ต้องใช้ความรุ้ข้อมูลข่าวสาร เป็นอย่างมาก อาจเรียกได้ว่า
เป็นธุรกิจซึ่งเป็น IT intensive ทางธรรมนิติเห็นความสำคัญมานานแล้ว”
คุณพิชัยบอกประเด็นถึงการเปลี่ยนแปลงนำองค์กรเข้าสู่ Google Apps ว่า
"Google apps เริ่มเดิมทีเริ่มจาก gmail เริ่มให้บริการเหมือนกับอีเมลอื่น ๆเช่นเดียวกับ Hotmail ,yahoo ขณะนั้นธรรมนิติเราก็มี mail server เป็นของเราเอง ก่อนหน้าที่จะมาเป็น Google apps นั้น google ใช้ชื่อ ผลิตภัณฑ์นี้ว่า google for domain ตั้งแต่ตอนนั้นเราก็เริ่มใช้โดย โอน mail server ไปอยู่ ที่ google
และจากดูแลให้ ผู้ใช้สามารถเช็คเมลจากเบราเซอร์และ ซอฟต์แวร์อีเมลอื่น ๆได้ สิ่งที่ google มีเหนือกว่าอีเมลรายอื่นคือ เขาใช้เทคโนโลยีรักษาความปลอดภัยที่เรียกว่า https ในการรับส่งข้อมูลระหว่าง server ส่วนถ้า ถ้ารับเมลจะเป็น pop3s ไม่ใช่ pop3 ธรรมดา มีการเข้ารหัสข้อมูล ทำให้ผุ้ใช้มีความปลอดภัยมากขึ้น ทำให้ไม่ถูกข้อมูลล้วงระหว่างทาง ธรรมนิติสมัครเข้าไปใช้แรก ๆ เพราะการย้ายเมลไปใช้ของคนอื่น ถือว่ายากพอสมควร เราเริ่มใช้ก่อนประมาณ 10 คน พอว่า ดีหลายด้านคือ อีเมลมีความจุเยอะ 2 กิ๊ก พนักงานสามารถใช้อีเมลได้ทุกเวลา ใช้มาไม่เคยมีปัญหา พอทดลองใช้ระยะหนึ่งก็เริ่มใช้อย่างเต็มรูปแบบสำนักงานกฎหมายใช้ประมาณ 100 คน จากนั้นก็ขยายไปใช้กั้บทีมสัมมนาประมาณ 80 คน หลังจากนั้น ตรวจสอบบัญชี มีผุ้ใช้ประมาณ 300 รายของทีมสัมมนาเป็น dhammaniti.co.th และ dlo มีโดเมนเนมอยู่สองโดเมนเนม”
มาดูทางด้าน Google calendar คุณพิชัยบอกว่า "ความสามารถของ gmail นั้นได้ Gmail. ผนวก appicaiton ได้ ก็คือ google calendar โดยทฤษฏีของ google และ microsoft ไม่เหมือนกัน "หลังจากใช้วิธีการทำงานก็เปลี่ยนไป แนวคิด ของ windows ใช้แนวคิด folder แต่ของ google Apps เป็น Label เอกสารชิ้นหนึ่งสามารถติดได้หลาย Label เป็นแนวคิด one to many และมีความสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่าย"
สำหรับ google talk ได้กลายเป็นโทรศัพท์ในองค์กรทำให้องค์กรไม่มีค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารระหว่างสาขา ทาง Google talk สามารถพูดได้ซื้อไมค์กับหูฟัง มาราคาไม่ถึง 100 บาท เสียงชัดเจนมาก ทำไมถึงชัดเจนเพราะ google talkได้ใช้ เทคโนโลยีต่างจากตัวอื่น คือ เป็น peer to peer ไม่ต้องวิ่งผ่าน server ประหยัดค่าใช้จ่ายระหว่างออฟฟิศ ที่ ออฟฟิศวิทยุและ บางโพ คุณพิชัยบอกว่า ระบบของ google apps สามารถตรวจสอบว่าพนักงานคนไหนเช็คอีเมลครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่
Case Study 2
Google Apps กับ ชมรมคาราเต้ ม.หอการค้าไทย โดย ศรัณย์ ยุวรรณะ ผู้ก่อตั้ง www.hack-google.com
ผมได้ข่าวเกี่ยวกับ Google Apps มานานแล้ว แต่ไม่ได้ไปลองใช้สักที เนื่องจาก Web Hosting ที่ผมใช้อยู่นั้น ปรับแต่งค่าของ Domain ลำบาก แต่หลังจากที่ผมได้ไปใช้บริการของ Godaddy แล้วทุกอย่างก็ง่ายขึ้น ทำให้ผมสามารถ Setup Google Apps ได้เพียงชั่วเวลาข้ามคืน โดยที่ผมได้นำมาใช้กับชมรมคาราเต้มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย ซึ่งผมเป็นที่ปรึกษาและเป็นผู้ฝึกสอนอยู่ชมรมนี้เป็นชมรมเก่าแก่ มีสมาชิกมาแล้วถึง 34 รุ่น และปัจจุบันผู้ก่อตั้งชมรมก็เป็นนายกสมาคมคาราเต้แห่งประเทศไทย ในอดีตชมรมนี้เคยยิ่งใหญ่ มีนักกีฬาเก่ง ๆ มากมาย ปัจจุบันนักศึกษาได้สนใจกีฬาประเภทนี้น้อยลง และจากความนิยมของกีฬาเทควันโด ทำให้สมาชิกของชมรมยิ่งน้อยลง แม้ว่าช่วงเวลาสองปีที่ผ่านมา ชมรมของเราได้ฟื้นจากความตกต่ำ จนสามารถคว้าเหรียญทองมาให้มหาวิทยาลัยถึง 2 รายการ
สองปีการศึกษาที่ผ่านมา (2548-2549) เราได้เน้นให้สมาชิกจัดการซ้อมอย่างสม่ำเสมอ ส่งแข่งทุกรายการ ไปเก็บตัวต่างจังหวัด เนื่องจากเรารับสมาชิกมาได้น้อย และสมาชิกที่เหลืออยู่ส่วนใหญ่ เป็นคนที่ต้องการฝึกซ้อมและสอบสายเท่านั้น ซึ่งคนเหล่านี้ยังต้องมาทำงานบริหารชมรมอีก ทำให้การบริหารงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ไหนจะห่วงซ้อม ไหนจะสอบสาย ไหนจะต้องสอบ Midterm/Finalการที่เรารับสมาชิกมาได้น้อย เนื่องจากนักศึกษามองว่าเราเป็นชมรมกีฬาเพียงอย่างเดียว ก็คงมีกิจกรรมแค่การซ้อมเท่านั้น เลยไม่สนใจที่จะสมัครเข้ามา ปีนี้เราต้องการรับสมาชิกเพิ่มขึ้น โดยที่เราต้องมีจุดขายมากกว่าเดิม มากกว่าเป็นแค่ชมรมกีฬา โดยที่สมาชิกที่เข้าชมรมนี้ไม่จำเป็นต้องเข้ามา เพื่อฝึกซ้อมอย่างเดียว แต่อาจจะเข้ามาเพราะว่าอยากได้ส่วนลดร้านค้า อยากเรียนรู้การทำBlog อยากบริหารงานชมรม ฯลฯ
โดยเป้าหมายของเราคือหาสมาชิกเข้าสู่ชมรมให้มากที่สุด เพื่อที่จะได้มีคนเพียงพอที่จะสร้างทีมงานในการบริหารชมรม ทีมสวัสดิการ ทีมการตลาด ทีมเวป ทีมหารายได้ ทีมนักกีฬา เรียกได้ว่าเราจะทำให้ชมรมนี้ยืนอยู่ได้ด้วยตนเอง ดังเช่น Sports Club ของเอกชน ทำให้นักศึกษาที่ผ่านกิจกรรมของชมรม จะเป็นนักศึกษาที่มีประสบการณ์การทำงาน เหมือนกับได้ไปฝึกงานกับบริษัทผมได้จดทะเบียนโดเมน www.utcckarate.com เพื่อใช้เป้นหน้าหลักของเวปชมรม โดยที่จะมี Blog ของเล่าเรื่องราว ข่าวสารของชมรมที่ blog.utcckarate.com และมีบริการ Email ของชมรมให้อีกด้วย โดยที่สมาชิกจะ Login เข้าสู่ระบบได้จาก start.utcckarate.com
โดยที่เราจะให้ชื่อ Account ของแต่ละคนเป็น nickname##@utcckarate.com (##คือรุ่น)
นอกจากบริการ Email แล้ว เราได้นำเอาบริการของ Google Calendar ซึ่งเป็นบริการของ Google Apps ที่ calendar.utcckarate.com ชมรมจะใส่ตารางการแข่งขัน การสอบสาย การสอบของมหาวิทยาลัย ตารางฝึกซ้อมไว้ที่ปฏิทินหลัก ซึ่งสมาชิกแต่ละคนจะเห็นปฏิทินเหล่านี้
สมาชิกสามารถสร้างตารางส่วนตัว และแชร์ให้ทุกคนในชมรมรู้ ทำให้คาดการได้ว่าวันไหนจะมีคนฝึก มากน้อย สามารถใช้เป็นตารางนัดหมาย หรือจะประชุม Online ผ่าน Google Talk ก็ได้ (Over จริง ๆ)
บริการสุดท้ายที่ Google Apps ให้ก็คือ Google Docs & Spreadsheets ที่ docs.utcckarate.com
ตอนนี้ชมรมได้เริ่มแจก Account ให้กับสมาชิกปัจจุบันเริ่มทดลองใช้กันก่อน เพื่อทดสอบระบบ และจะใช้อย่างเป็นทางการในปีการศึกษาหน้า ซึ่งการนำ Google Apps มาใช้ในชมรม จะเป็นเครื่องมือให้นักศึกษาได้รู้จักการบริหารเวลาการวางแผน และการทำงานเป็นทีม และผมคิดว่าชมรมนี้น่าจะเป็นชมรมแรก ๆ ในสถาบันอุดมศึกษาของไทย ที่นำเทคโนโลยี Web 2.0 มาใช้ในการจัดการชมรม
ชีพธรรม คำวิเศษณ์
ผู้ก่อตั้ง Thaiventure.com
Email : tri333@thaiventure.com
Google Hacks: Google Apps กับการนำไปใช้
