Tuesday, November 6, 2007

เทคนิคการสื่อสารและประสานงานภายในและภายนอกองค์กรด้วย Google Apps




หลักการทำงานองค์กรทั่วไปหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องมีองค์ประกอบ 2 อย่างก็คือสื่อสาร (Communication) และทำงานร่วมกัน (collaboration) ในการทำงานแบบเดิมคือพนักงานจะใช้โทรศัพท์ในการติดต่อสื่อสารและใช้การประกาศข่าวสารในองค์กรตามบอร์ดประกาศข่าวและตามป้ายต่าง ๆ เพื่อสื่อสารให้ทั่วถึงภายในองค์กรมาถึงยุคใหม่ใช้ SMS และเว็บไซค์เป็นตัวส่งข้อมูลจากระดับบริหารไปจนถึงระดับปฏิบัติการสำหรับยุคใหม่ที่ใช้อินเทอร์เน็ตในการติดต่อสื่อสาร ระบบบริหารองค์กร Google Apps สามารถใช้แนวทางการบริหารงานในองค์กรยุคใหม่ที่ขอเรียกว่า Enterprise 2.0 ครับ โดยเทคนิคการใช้งาน Google Apps จะมีลักษณะในการสื่อสารและการทำงานร่วมกันดังต่อไปนี้ตามที่ประสบการณ์ได้อบรมและศึกษาจากการบริหารงานในองค์กรที่ได้ไปอบรมการใช้ Google Apps ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา มาดูกันครับว่ามีเทคนิคอย่างไรกันบ้าง



Email

1. ระบบ email ของ Google Apps ความจริงแล้วก็คือ Gmail นั่นเอง เพียงแต่ว่าเราเอามาเชื่อมกับเข้าโดเนมเนมขององค์กร เช่น info@thaiventure.comความจริงแล้วก็คือ gmail ปัจจุบันได้พื้นที่ถึง 4.7 กิกะไบต์ครับ ความพิเศษของ Gmail คือมีระบบ chat อยู่ภายในอีเมลทำให้เราสามารถ chat และทำงานร่วมกันภายใต้เบราเซอร์ได้เลยทันที เราใช้วิธีการเชื่อมโยงดังต่อไปนี้ครับ คือให้สร้าง contact หรือบันทึกรายชื่อของผู้ร่วมงานลงไป ต้องเป็น gmail เท่านั้นนะครับถึงจะใช้ได้ถ้าหากขยันก็ทำแยกเป็น Group ไว้สำหรับกลุ่มที่เราต้องติดต่อด้วย เพื่อความสะดวกในการอีเมลถึงกันเพราะในชีวิตของคนเรานั้นมีคนที่เกี่ยวข้องมากในในหลาย ๆกล่ม จากนั้นให้ invite to chat ตรง ช่อง quick contact ในมุมซ้าย จากนั้นรายชื่อของผู้ที่ออนไลน์อยู่จะเป็นสีเขียว เพียงแค่นี้เราก็เชื่อมโยงการทำงานภายในองค์กรของเราได้แล้วสำหรับองค์กรเล็ก ๆ อาจมองว่าไม่จำเป็นเพราะอยู่ออฟฟิศเดียวกันหันหลังกันก็เห็นแล้ว แต่ถ้าเป็นองค์ใหญ่อยู่คนละสถานที่จะเห็นประโยชน์มากเช่นอยู่คนละตึก หรือมากไปกว่านั้นคืออยู่คนละจังหวัดคนละประเทศ ก็ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสาร และที่สำคัญคือเชื่อมโยงคนและงานเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ต



Google Talk


2. Google Talk ส่งเสียงผ่านอินเทอร์เน็ต ถ้าถามว่า google talk คืออะไร google talk เป็นซอฟต์แวร์สำหรับพูดคุยใช้เสียงผ่านอินเทอร์เน็ตเสียงจะชัดเจนมาก google talk ยังสามารถส่งไฟล์ได้ , chat สนทนา และที่สำคัญ เมื่อโทรไปหาผู้ใช้ google talk อีกฝั่งถ้าไม่รับสายสามารถฝากข้อความโดยข้อความที่เราฝากไว้นั้นจะไปอยู่ใน ระบบ email เมื่อผู้รับเปิดขึ้นมาสามารถดาวน์โหลดเป็น MP3 และสามารถตอบกลับได้เลยถ้าหากใครที่ยังไม่มีไมค์ก็ไปซื้อมาครับไม่กี่บาทจะทำให้การทำงานสนุกขึ้นและประหยัดค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างดีถ้าหากบริษัทมีสาขาอยู่หลายแห่งไม่ต้องใช้โทรศัพท์เลยครับ มาดูกันต่อ เนื่องจาก ระบบ chat บน email ที่เราได้ add ไว้หรือมีรายชื่อนั้นเวลาออนไลน์ผ่านอีเมลเราห็นว่าเขาออนไลน์ใช้ได้แค่ chat เท่านั้น แต่ถ้าอยากจะส่งเสียงคุยกันต้องใช้ google talk วิธีการคือดาวน์โหลดที่นี่ครับ www.google.com/talk ขนาดไฟล์เพียง 1.5 เม็กกะไบต์ถ้าเน็ตเร็ว ๆ ไม่ถึงหนึ่งนาที แล้วใช้ login username สำหรับผู้ใช้ google apps ให้ใส่ log in ไปเต็มๆ เลยครับ เช่น inf@thaiventure.com อย่างนี้เลยไม่งั้นจะใช้ไม่ได้ แต่ถ้าเน็ตช้าเพียงแค่หมุนโมเด็ม 56 K เสียงที่คู่สายคุยกันก็ยังพอฟังได้โอเคอยู่นะครับ ในกรณีต้องการchat เป็นกลุ่มสามารถใช้ google talk gadget chat กันได้ครับ หรือ ถ้าใครใช้ google apps และใช้ start page สามารถใช้ google talk gadget พูดผ่าน
เว็บไซค์ได้ทันทีเลยคัรบ ข้อเสียของ google talk มีอยู่อย่างเดียวคือสนทนาแบบหลาย ๆ คนไม่ได้ ถ้าหากหลาย ๆ คนพร้อมกันต้องใช้ skype ครับ


Start Page

3. Start page เป็นเว็บไซค์ศูนย์รวมข่าวสารขององค์กร ในระบบ Google apps ผู้ดูแลระบบสามารถใส่ข้อมูลข่าวสาร,ปฏิทิน,สาระความรู้,กำหนดการต่างๆ ขององค์กรเพื่อเป็นจุดนัดพบผู้ใช้สามารถ เช็คอีเมลและข่าวสามารถทุกอย่างขององค์กรจากตรงนั้นได้ครับ พร้อมกันยงสามารถใส่ gadget ความสนใจส่วนตัวลงไปด้วยได้หรือจะใส่ google talk ลงไปในนี้ได้เช่นเดียวกัน สำหรับผู้เขียนก็จะมี email, google calendar , google docs ไว้ดูว่ามีข้อมูลอะไรบ้างโดยดูจากหน้า start page หน้าเดียวครับก็จะทราบข้อมูลทั้งหมด
ทั้งหมดเป็นเพียงเทคนิคการสื่อสารและประสานงานภายในองค์กรด้วย google apps ไว้มาแนะนำใหม่ครับ